第一章　总则

　　第一条　为加强和规范学校档案工作，提高学校档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校和社会中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《湖北省档案管理条例》等规定，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条　本办法所称档案，是指学校在从事教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。

　　第三条　学校档案是学校各项工作的真实记录，是重要的工作依据和历史凭证，必须统一领导，集中管理，确保档案的完整与安全，以便于档案的开发与利用。

　　第四条　档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的管理，将档案工作纳入学校整体发展规划。各单位应将档案工作纳入单位发展规划和工作计划，纳入单位管理制度，纳入有关人员职责和考核范围。

　　第五条　学校档案馆是保存和提供利用档案的专门机构，具有档案管理与服务双重职能。

　　第六条　学校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度，各单位应按要求完成文件材料的积累、立卷和归档工作。

第二章　机构设置与人员配备

　　第七条　学校档案工作在校长领导下，由一名校级领导分管，其主要职责是：

　　（一）贯彻执行国家关于档案的法律法规和方针政策，审批学校档案工作规章制度；

　　（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

　　（三）完善学校档案机构建设，确保档案人员编制、档案库房和发展档案事业所需设备及经费有效落实；

　　（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩及其他重要事宜。

　　第八条　学校设立档案工作指导委员会，领导、协调全校档案工作，研究、解决档案工作中的重大问题。

　　第九条　学校设立档案馆，直属学校领导。档案馆是档案工作指导委员会的工作机构，其主要职责是：

　　（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

　　（二）拟定学校档案工作规章制度和业务规范，监督、指导、检查执行情况；

　　（三）建立健全学校档案工作网络，组织学校专（兼）职档案人员业务培训，开展全校档案工作检查、评比、总结、表彰工作；

　　（四）负责学校档案及有关资料的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管等工作；

　　（五）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

　　（六）实施档案馆现代化、信息化建设，加快馆藏资源数字化进程；

　　（七）做好档案开放与利用，为学校管理、教学、科研等工作提供档案信息咨询和利用服务；

　　（八）参加学校重大科研成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱验收等工作；

　　（九）做好档案的修缮与抢救工作，最大限度地延长档案寿命；

　　（十）开展档案知识、档案文化宣传教育活动，强化学校师生员工档案意识；

　　（十一）开展馆际之间档案工作交流与协作，组织或参加档案学术研究活动；

　　（十二）优化档案馆库房管理和工作环境；

　　（十三）遵守国家保密规定，做好档案保密与安全工作；

　　（十四）完成学校交办的其他工作任务。

　　第十条　各二级单位应重视对档案工作的领导，明确一名负责人分管本单位档案工作，并配备专（兼）职档案员负责本单位文件材料的立卷归档。对于产生文件材料较多且相对集中的单位（如学校办公室、组织部、人事处、科学技术发展院、财务处、教务处、学工处、基建处、研究生院等），必须确定一名专门负责档案工作的人员。

　　第十一条　各单位专（兼）职档案员的工作职责：

　　（一）做好本单位文件材料的日常积累和立卷归档工作，保证归档文件材料齐全、完整、系统、准确；

　　（二）参加档案业务培训，掌握档案专业知识和现代化管理技能；

　　（三）接受档案馆的业务指导、监督和检查；　

　　（四）做好文件材料的安全保密工作，按时向档案馆移交档案。

　　第十二条　对于学校某些需特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需求在二级单位设立档案分室单独保管。目前在地调院、宣传部、基建处等单位设立专门档案分室。档案分室是档案馆的分支机构，业务上接受档案馆的监督、指导和检查，并定期向档案馆报送新增档案目录、统计报表和移交具有永久保存价值的档案。

　　档案分室需配备档案用房，做到专室、专柜和专人保管档案。

　　第十三条　学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，经学校同意配置的兼职档案员，可申请档案专业技术职称。

　　第十四条　学校对长期接触有毒物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可按照有关规定予以补助。

　　第十五条　学校各单位专（兼）职档案员应相对稳定，发生异动时，应做好工作移交，并通知档案馆。

第三章　文件材料的立卷和归档

　　第十六条　档案馆建立和完善立卷归档制度，并检查、指导各单位完成文件材料的形成、积累、立卷、归档等工作。

　　第十七条　各单位专（兼）职档案员应按照立卷归档要求把凡属归档范围内的文件材料按其自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，经档案馆工作人员检查合格后移交。档案馆派人指导各单位立卷工作。

　　第十八条　根据学校教学、科研、管理等特点，纳入学校归档范畴的档案和资料主要有综合档案、人事档案、地质资料和测绘资料。

　　综合档案主要分为党群类档案、行政类档案、学生类档案、教学类档案、科研类档案、基本建设类档案、仪器设备档案、产品生产类档案、出版类档案、外事类档案、财会类档案等11大类及声像档案和实物档案2类特殊载体档案。人事档案分为教职工人事档案和学生人事档案。

　　各类档案和资料的具体归档范围和管理要求按照相应类别的管理实施细则执行。

　　第十九条　各单位立卷归档的文件材料，须符合下列要求：

　　（一）归档的文件材料要收集齐全，手续完备，破损文件应予以修复；

　　（二）归档的文件材料，要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值；

　　（三）归档文件必须质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关标准和规范的要求；

　　（四）归档文件必须进行系统的整理和编目；

　　（五）纸质文件材料和电子文件材料同步归档。电子文件的归档要求按《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T　18894-2002）有关规定执行。

　　第二十条　文件材料归档时间及手续：

　　（一）党群类、行政类、出版类、外事类的文件材料，应在自然年度的次年6月底前归档；

　　（二）教学类综合部分于自然年度的次年6月底前归档，研究生学位论文及答辩材料于研究生毕业次月，即上半年毕业生为每年7月至9月底前归档，下半年毕业生为每年12月至次年1月前归档，教学类其他文件材料，在教学年度完结后的当年10月底前归档；

　　（三）科研、基建项目、仪器设备和专题性、成套性档案应于项目完成通过鉴定验收后3个月内归档；

　　（四）财会类财务综合、会计报表、会计账簿、工作清册等部分，于自然年度的次年6月底前归档，会计凭证部分，先由财务处保管2年，经审计后于第三年6月底前归档；

　　（五）声像档案和实物档案随时归档；

　　（六）教职工人事档案材料于当年12月31日前或次年6月30日前归档；

　　（七）学生人事档案于新生入学后1个月内、毕业生离校后一周内归档，各类资格证书、双学位及辅修材料等由学生于毕业前自行归档；

　　（八）地质资料和测绘资料于购买日起1个月内归档。

　　各单位移交档案必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查，同时提供移交目录的电子档。

第四章　档案管理

　　第二十一条　档案馆对已移交入馆的档案，根据《中国地质大学（武汉）档案实体分类方案》进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。

　　第二十二条　档案馆按照《中国地质大学（武汉）档案归档范围及保管期限表》，确定档案的保管期限。对保管期已满、失去保存价值的档案，成立鉴定小组，编制鉴定方案，提交鉴定报告和档案销毁清册，经有关部门核查和分管校长或校务会批准后，予以销毁。销毁档案时，必须有2名及以上工作人员监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第二十三条　档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，必须及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档保管。

　　第二十四条　档案馆必须对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向分管校长报告，及时处理。

　　第二十五条　档案馆建立统计、检查制度，定期对馆藏档案的数量、种类和档案利用情况等进行统计和检查，并向上级部门报送档案基本情况统计报表。

　　第二十六条　涉密档案的管理和利用，密级的确定、变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例的规定办理，设专柜、专人保管。

　　第二十七条　学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，将复制件送交学校档案馆保存。

　　第二十八条　学校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，须按规定及时归档，任何人不得据为己有。对于教职工非职务活动中形成的重要的有保存价值的档案材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

　　第二十九条　学校人事档案的管理依照《中国地质大学（武汉）教职工人事档案管理办法》和《中国地质大学（武汉）学生人事档案管理办法》执行。

　　第三十条　学校地质资料和测绘资料的管理依照《中国地质大学（武汉）地质资料、测绘资料保密管理规定》执行。

　　第三十一条　档案信息是学校管理信息的重要组成部分，学校应将档案馆作为校园计算机网络建设的重要对象，并逐步把档案计算机管理系统纳入学校管理信息系统和办公自动化、现代化建设中。

第五章　档案利用与公布

　　第三十二条　未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

　　（一）涉及国家秘密的；

　　（二）涉及专利或者技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成单位规定限制利用的。

　　第三十三条　档案馆必须做好档案利用工作，按照规定向学校和社会开放档案。利用和开放档案须遵循如下原则：

　　（一）档案馆对于自形成之日起满30年的档案，除未解密或需要控制使用的部分外，均按国家规定，向学校和社会开放；对于其中涉及国家安全和学校重大利益的档案，须经学校分管领导批准后，方可分期分批开放；

　　（二）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在说明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案；境外组织或者个人利用档案，按照国家有关规定办理；

　　（三）查阅、摘录、复制未开放的档案须经档案馆负责人或有关部门批准，涉及未公开的重要核心技术问题须经档案形成单位及研发者本人书面同意，涉及重大问题或者国家秘密的档案，须经学校保密工作部门批准；

　　（四）档案馆要为利用档案创造便利条件，用于公益目的，不得收取费用；用于个人或者商业目的，按照有关规定合理收取费用；社会组织和个人利用其所移交、捐赠、寄存的档案，档案馆应无偿和优先提供利用；

　　（五）向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以维护；

　　（六）利用学校开放档案的单位或个人必须遵守《中国地质大学（武汉）档案借阅利用制度》的相关规定；

　　（七）档案馆要定期催还借出的档案，损坏或丢失档案，必须出具书面报告，学校根据不同情况，按规定严肃处理。

　　第三十四条　重要、珍贵档案的利用，不提供原件。如有特殊情况需要使用原件，须经档案馆负责人批准，必要时报分管校长审批。档案馆提供社会利用的档案，应实现以复制件代替原件，加盖学校档案专用章的档案复制件与原件具有同等效力。

　　第三十五条　档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。凡需利用学校馆藏档案者，必须按规定办理审批或利用登记手续。

　　第三十六条　为高效快捷提供档案利用，档案馆根据学校需要，可有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，并积极参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志工作，为学校教学、科研、管理提供有价值的参考资料。

第六章　条件保障

　　第三十七条　学校将档案馆工作经费列入预算。各单位用于保存归档文件所需的经费在本单位经费中支出。

　　第三十八条　档案馆建设应符合《档案馆建设标准》（建标103-2008），并做到办公室、阅档室、库房三分开。其中档案库房作为档案保管场所，必须严格实行科学管理，且配备防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等设施。

　　第三十九条　学校应有计划地为档案馆配置适应档案现代化、信息化管理所需的各类设备设施。

第七章　考核与奖惩

　　第四十条　档案馆应建立健全学校档案工作检查、考核和评估制度，定期对立卷部门及专（兼）职档案员的档案工作进行检查、评估，并公布检查、评估结果。

　　第四十一条　对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，学校给予表彰与奖励：

　　（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

　　（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

　　（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

　　（四）将重要的、珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

　　（五）同违反档案法律法规的行为作斗争、表现突出的。

　　第四十二条　根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法的相关规定，有下列行为之一的，学校应责令直接负责的主管人员和其他直接责任人员限期改正；情节严重的，依法依规给予行政处分：

　　（一）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有的；

　　（二）拒不按照学校规定向档案馆移交档案的；

　　（三）违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的：

　　（四）玩忽职守，造成档案损坏、丢失的；

　　（五）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布属于学校所有的档案的；　　

　　（六）携带禁止出境的档案及其复制件出境的；

　　（七）擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　（八）涂改、伪造、销毁档案的；

　　（九）不按照国家规定开放档案的；

　　（十）其他违反档案法律法规或学校档案管理规章制度的行为。

第八章　附则

　　第四十三条　本办法由档案馆负责解释。

　　第四十四条　本办法自公布之日起实施，此前学校发布的与本办法不相符的其他档案管理办法及规定同时废止。